OS 102835 - MELHORIA - CONTAS A RECEBER - ENVIO MANUAL DE LEMBRETES DE PAGAMENTO E REGISTRO DE HISTÓRICO DE COBRANÇAS

Objetivo:

A solicitação tem como objetivo, disponibilizar no sistema uma funcionalidade para envio manual de lembretes de pagamento de títulos em aberto aos clientes, utilizando templates configuráveis de e-mail.

A implementação contempla ajustes na configuração de templates de e-mail, incluindo validação do endereço eletrônico do destinatário e disponibilização de nova tag dinâmica para composição das mensagens, além da criação de uma nova rotina que permite selecionar títulos em aberto, enviar cobranças manualmente e manter histórico dos lembretes já encaminhados.

A funcionalidade estará disponível para empresas que possuam a Funcionalidade "Permite enviar lembrete de parcelas vencidas em aberto" ativa e vinculada à empresa, permitindo maior controle do processo de cobrança e acompanhamento dos comunicados enviados aos clientes.

Premissas:

• Necessário o ambiente estar atualizado com as versões:
  • Contas a Receber de número 140558 ou superior.
  • Script de número 140544 SQL / 140545PGSQL ou superior.
• Funcionalidade "Permite enviar lembrete de parcelas vencidas em aberto", precisa estar ativa, caso necessário entre em contato com a Send Solutions.

Teste realizado após a atualização

Cenário 01: Configurar template de cobrança e validar disponibilidade da nova tag

Objetivo: Validar o cadastro do template de cobrança e a utilização da nova tag disponibilizada para composição dinâmica das informações do título no corpo do e-mail.

Passo a passo

1. Acessar o módulo Contas a receber > Cadastros > Parâmetros gerais.

2. Navegar até o bloco Configuração de E-mail.

3. Selecionar a opção de inclusão ou edição de um template de cobrança.
4. Informar os campos obrigatórios da aba Layout.
5. Posicionar o cursor no corpo da mensagem.
6. Selecionar a nova tag disponibilizada para a funcionalidade.
7. Inserir a tag no conteúdo do e-mail.
8. Salvar a configuração.

Resultado esperado

• O sistema deve permitir a criação ou alteração do template de cobrança.
• A nova tag deve estar disponível para seleção na lista de variáveis.
• A tag deve ser inserida corretamente no corpo da mensagem.
• O sistema deve permitir salvar o template utilizando a nova tag.
• Deve ser apresentada mensagem de confirmação da gravação do cadastro.

Acessando a funcionalidade

Tela de configuração
Ao acessar a tela de Parâmetros Gerais, localize o bloco Configuração de E-mail. Em seguida, clique em Inserir para cadastrar uma nova configuração ou em Editar para alterar uma configuração já existente.

Nesta etapa serão definidas as informações necessárias para o envio dos e-mails de cobrança, incluindo o template da mensagem e as configurações de autenticação do servidor de e-mail.

Aba Layout
Na aba Layout, preencha todos os campos obrigatórios para configuração do template de e-mail que será utilizado no envio dos lembretes de cobrança.

Regra de negócio:
O cadastro do template é realizado por Unidade Operacional, ou seja, cada unidade poderá possuir sua própria configuração de assunto, conteúdo e layout da mensagem.

Importante: O conteúdo padrão do e-mail não identifica automaticamente a empresa responsável pela cobrança. Recomenda-se incluir no assunto, no corpo da mensagem ou por meio da logomarca da empresa informações que permitam ao destinatário identificar claramente o remetente da cobrança, como o nome da Empresa, tornando a comunicação mais transparente e facilitando o reconhecimento da origem da cobrança pelo cliente.

Foi disponibilizada uma nova tag  #TabelaSimplesTitulo, para utilização nos templates de e-mail de cobrança. Ao ser utilizada no corpo da mensagem, a tag apresenta automaticamente as informações do título selecionado para envio, permitindo que os dados da cobrança sejam inseridos de forma dinâmica no e-mail, sem necessidade de preenchimento manual.

Essa funcionalidade garante maior agilidade na elaboração das mensagens e reduz o risco de divergências nas informações encaminhadas ao cliente.

Aba Usuário/Senha

Na aba Usuário/Senha, preencha todos os campos referentes à autenticação do servidor de e-mail previamente configurado no módulo Segurança. Após informar os dados necessários, clique em Confirmar para salvar a configuração.

Importante: Para que o envio dos lembretes de cobrança funcione corretamente, é necessário que a empresa possua acesso a um servidor SMTP válido e devidamente configurado. As informações de autenticação (usuário, senha, servidor e porta) devem ser fornecidas pelo responsável pela infraestrutura de e-mail da empresa. Caso exista alguma dúvida sobre os parâmetros de conexão, recomenda-se consultar o administrador de rede ou o provedor do serviço de e-mail utilizado.

Após concluir o preenchimento, revise os dados informados e clique em Confirmar para salvar a configuração.

Cenário 03: Realizar envio manual de lembrete para cliente com títulos vencidos.

Objetivo: Validar o processo de envio manual de cobrança para clientes que possuam títulos em aberto.

Premissa: O perfil do usuário deve ter permissão na nova funcionalidade.

Passo a passo

1. Acessar o módulo Contas a Receber,
2. Navegar até Envio de Lembretes.

3. Informar os filtros desejados.

4. Executar a pesquisa.

5. Selecionar um título vencido.

6. Acionar a opção Enviar lembrete de cobrança.

7. Confirmar o envio.

Resultado esperado

• O sistema deve localizar os títulos em aberto.

• Deve abrir a tela de envio de mensagem.

• O e-mail do cliente deve ser carregado automaticamente.

• O template configurado deve ser apresentado para conferência.

• O envio deve ser concluído com sucesso.

Acessando a funcionalidade 

Tela de envio de lembrete
Ao acessar a tela, utilize os filtros disponíveis para localizar o título que deseja utilizar no envio do lembrete de cobrança.

Após identificar o registro desejado, clique no botão Selecionar Título.

O sistema abrirá uma janela de confirmação contendo as informações do cliente, os dados do título selecionado e o template de e-mail que será utilizado no envio da mensagem.

Antes de confirmar o envio, revise as informações apresentadas para garantir que a cobrança será encaminhada ao destinatário correto.

Regras de validação:

• O cliente deve possuir um endereço de e-mail válido e preenchido no cadastro de endereço do tipo Cobrança. Caso o e-mail não esteja informado ou seja inválido, o envio não poderá ser realizado.
• O template de cobrança deve estar previamente cadastrado. O sistema carregará automaticamente o primeiro template criado para cobrança no painel Template. Outros templates informados nos parâmetros gerais não serão considerados nesta rotina.

Após o envio, o sistema exibe mensagem de sucesso e o status do lembrete passa a ser "Lembrete enviado".

Cenário 04: Validar conteúdo do e-mail recebido pelo cliente.

Obetivo: Confirmar que o e-mail enviado apresenta corretamente as informações configuradas no template e os dados dos títulos em aberto.

Passo a passo

1. Executar a ceário 3.

2. Acessar a caixa de entrada do destinatário.

3. Localizar a mensagem recebida.

4. Conferir os dados apresentados.

Resultado esperado

• O cliente deve receber o e-mail.

• As informações dos títulos devem ser exibidas corretamente.

• As tags configuradas devem ser substituídas pelos valores reais.

• O layout do template deve ser mantido.

E-mail recebido

Cenário 06: Validar registro do histórico de lembretes enviados.

Objetivo: Verificar que o sistema registra e mantém o histórico dos lembretes enviados para fins de rastreabilidade.

Passo a passo

1. Após o envio do e-mail, retornar à tela de consulta.

2. Localizar o título utilizado no envio.

3. Consultar as informações do registro.

Resultado esperado

• O sistema deve registrar a data e hora do envio.
• O histórico deve ficar vinculado ao título e ao cliente.
• Deve ser possível identificar o usuário responsável pelo envio.
• O controle deve impedir perda de rastreabilidade das cobranças realizadas.

Acessando a funcionalidade 

Tela de envio de lembrete 
Ao acessar a tela, utilize os filtros disponíveis para localizar o título desejado. Após encontrar o registro, clique no botão Histórico de Envio.

O sistema exibirá uma janela contendo o histórico dos lembretes de cobrança enviados para o título selecionado, permitindo consultar informações como data e hora do envio, destinatário e usuário que enviou.

Essa funcionalidade possibilita o acompanhamento dos envios efetuados, garantindo maior controle e rastreabilidade das cobranças encaminhadas aos clientes.

ATENÇÃO: As informações neste documento são meramente ilustrativas e utilizadas apenas para fins de teste.