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OS 102835 - MELHORIA - CONTAS A RECEBER - ENVIO MANUAL DE LEMBRETES DE PAGAMENTO E REGISTRO DE HISTÓRICO DE COBRANÇAS

Objetivo:

A solicitação tem como objetivo, disponibilizar no sistema uma funcionalidade para envio manual de lembretes de pagamento de títulos em aberto aos clientes, utilizando templates configuráveis de e-mail.

A implementação contempla ajustes na configuração de templates de e-mail, incluindo validação do endereço eletrônico do destinatário e disponibilização de nova tag dinâmica para composição das mensagens, além da criação de uma nova rotina que permite selecionar títulos em aberto, enviar cobranças manualmente e manter histórico dos lembretes já encaminhados.

A funcionalidade estará disponível para empresas que possuam a Funcionalidade "Permite enviar lembrete de parcelas vencidas em aberto" ativa e vinculada à empresa, permitindo maior controle do processo de cobrança e acompanhamento dos comunicados enviados aos clientes.

Premissas:

  • Necessário o ambiente estar atualizado com as versões:
    • Contas a Receber de número xxx ou superior.
    • Script de número xxx140544 SQL / xxx PGSQL140545PGSQL ou superior.
  • Funcionalidade "Permite enviar lembrete de parcelas vencidas em aberto", precisa estar ativa, caso necessário entre em contato com a Send Solutions.

Teste realizado após a atualização

Cenário 01: Configurar template de cobrança e validar disponibilidade da nova tag

Objetivo: Validar o cadastro do template de cobrança e a utilização da nova tag disponibilizada para composição dinâmica das informações do título no corpo do e-mail.

Passo a passo

  1. Acessar o módulo Contas a receber > Cadastros > Parâmetros gerais.

  2. Navegar até o bloco Configuração de E-mail.

  3. Selecionar a opção de inclusão ou edição de um template de cobrança.
  4. Informar os campos obrigatórios da aba Layout.
  5. Posicionar o cursor no corpo da mensagem.
  6. Selecionar a nova tag disponibilizada para a funcionalidade.
  7. Inserir a tag no conteúdo do e-mail.
  8. Salvar a configuração.

Resultado esperado

  • O sistema deve permitir a criação ou alteração do template de cobrança.
  • A nova tag deve estar disponível para seleção na lista de variáveis.
  • A tag deve ser inserida corretamente no corpo da mensagem.
  • O sistema deve permitir salvar o template utilizando a nova tag.
  • Deve ser apresentada mensagem de confirmação da gravação do cadastro.

Acessando a funcionalidade
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Tela de configuração
Ao acessar a tela de Parâmetros Gerais, localize o bloco Configuração de E-mail. Em seguida, clique em Inserir para cadastrar uma nova configuração ou em Editar para alterar uma configuração já existente.

Nesta etapa serão definidas as informações necessárias para o envio dos e-mails de cobrança, incluindo o template da mensagem e as configurações de autenticação do servidor de e-mail.image.png

Aba Layout
Na aba Layout, preencha todos os campos obrigatórios para configuração do template de e-mail que será utilizado no envio dos lembretes de cobrança.

Regra de negócio:
O cadastro do template é realizado por Unidade Operacional, ou seja, cada unidade poderá possuir sua própria configuração de assunto, conteúdo e layout da mensagem.

Importante: O conteúdo padrão do e-mail não identifica automaticamente a empresa responsável pela cobrança. Recomenda-se incluir no assunto, no corpo da mensagem ou por meio da logomarca da empresa informações que permitam ao destinatário identificar claramente o remetente da cobrança, como o nome da Empresa, tornando a comunicação mais transparente e facilitando o reconhecimento da origem da cobrança pelo cliente.

Foi disponibilizada uma nova tag  #TabelaSimplesTitulo, para utilização nos templates de e-mail de cobrança. Ao ser utilizada no corpo da mensagem, a tag apresenta automaticamente as informações do título selecionado para envio, permitindo que os dados da cobrança sejam inseridos de forma dinâmica no e-mail, sem necessidade de preenchimento manual.

Essa funcionalidade garante maior agilidade na elaboração das mensagens e reduz o risco de divergências nas informações encaminhadas ao cliente.image.png

Aba Usuário/Senha

Na aba Usuário/Senha, preencha todos os campos referentes à autenticação do servidor de e-mail previamente configurado no módulo Segurança. Após informar os dados necessários, clique em Confirmar para salvar a configuração.

Importante: Para que o envio dos lembretes de cobrança funcione corretamente, é necessário que a empresa possua acesso a um servidor SMTP válido e devidamente configurado. As informações de autenticação (usuário, senha, servidor e porta) devem ser fornecidas pelo responsável pela infraestrutura de e-mail da empresa. Caso exista alguma dúvida sobre os parâmetros de conexão, recomenda-se consultar o administrador de rede ou o provedor do serviço de e-mail utilizado.

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Após concluir o preenchimento, revise os dados informados e clique em Confirmar para salvar a configuração.

Cenário 03: Realizar envio manual de lembrete para cliente com títulos vencidos.

Objetivo: Validar o processo de envio manual de cobrança para clientes que possuam títulos em aberto.

Premissa: O perfil do usuário deve ter permissão na nova funcionalidade.

Print do controle de acesso.

Passo a passo

  1. Acessar o módulo Contas a Receber,
  2. Navegar até Envio de Lembretes.

  3. Informar os filtros desejados.

  4. Executar a pesquisa.

  5. Selecionar um título vencido.

  6. Acionar a opção Enviar lembrete de cobrança.

  7. Confirmar o envio.

Resultado esperado

  • O sistema deve localizar os títulos em aberto.

  • Deve abrir a tela de envio de mensagem.

  • O e-mail do cliente deve ser carregado automaticamente.

  • O template configurado deve ser apresentado para conferência.

  • O envio deve ser concluído com sucesso.

Acessando a funcionalidade 
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Tela de envio de lembrete
Ao acessar a tela, utilize os filtros disponíveis para localizar o título que deseja utilizar no envio do lembrete de cobrança.

Após identificar o registro desejado, clique no botão Selecionar Título. image.png

O sistema abrirá uma janela de confirmação contendo as informações do cliente, os dados do título selecionado e o template de e-mail que será utilizado no envio da mensagem.
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Antes de confirmar o envio, revise as informações apresentadas para garantir que a cobrança será encaminhada ao destinatário correto.image.png

Regras de validação:

  • O cliente deve possuir um endereço de e-mail válido e preenchido no cadastro de endereço do tipo Cobrança. Caso o e-mail não esteja informado ou seja inválido, o envio não poderá ser realizado.
  • O template de cobrança deve estar previamente cadastrado. O sistema carregará automaticamente o primeiro template criado para cobrança no painel Template. Outros templates informados nos parâmetros gerais não serão considerados nesta rotina.

Após o envio, o sistema exibe mensagem de sucesso e o status do lembrete passa a ser "Lembrete enviado".image.png

Cenário 04: Validar conteúdo do e-mail recebido pelo cliente.

Obetivo: Confirmar que o e-mail enviado apresenta corretamente as informações configuradas no template e os dados dos títulos em aberto.

Passo a passo

  1. Executar a ceário 3.

  2. Acessar a caixa de entrada do destinatário.

  3. Localizar a mensagem recebida.

  4. Conferir os dados apresentados.

Resultado esperado

  • O cliente deve receber o e-mail.

  • As informações dos títulos devem ser exibidas corretamente.

  • As tags configuradas devem ser substituídas pelos valores reais.

  • O layout do template deve ser mantido.

E-mail recebidoimage.png

Cenário 06: Validar registro do histórico de lembretes enviados.

Objetivo: Verificar que o sistema registra e mantém o histórico dos lembretes enviados para fins de rastreabilidade.

Passo a passo

  1. Após o envio do e-mail, retornar à tela de consulta.

  2. Localizar o título utilizado no envio.

  3. Consultar as informações do registro.

Resultado esperado

  • O sistema deve registrar a data e hora do envio.
  • O histórico deve ficar vinculado ao título e ao cliente.
  • Deve ser possível identificar o usuário responsável pelo envio.
  • O controle deve impedir perda de rastreabilidade das cobranças realizadas.

Acessando a funcionalidade 
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Tela de envio de lembrete (Ajustar se alterado o retrabalho 3)
Ao acessar a tela, utilize os filtros disponíveis para localizar o título desejado. Após encontrar o registro, clique no botão Histórico de Envio.

O sistema exibirá uma janela contendo o histórico dos lembretes de cobrança enviados para o título selecionado, permitindo consultar informações como data e hora do envio, destinatário e usuário que enviou.

Essa funcionalidade possibilita o acompanhamento dos envios efetuados, garantindo maior controle e rastreabilidade das cobranças encaminhadas aos clientes.image.pngimage.png

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ATENÇÃO: As informações neste documento são meramente ilustrativas e utilizadas apenas para fins de teste.

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