OS 104121- MELHORIA - CAIXINHA - CONTROLE DE CAIXA – APROVAÇÃO GERENCIAL POR DEPARTAMENTO E INTEGRAÇÃO FINANCEIRA

Objetivo:

Esta solicitação visa aprimorar o processo de Numerário e Adiantamento realizado no módulo Controle de Caixa, incluindo uma etapa de aprovação gerencial por departamento, permitindo que os responsáveis de cada área acompanhem e analisem as solicitações realizadas pelos colaboradores dos departamentos sob sua responsabilidade.

Com a implementação, cada departamento poderá possuir usuários responsáveis pela aprovação, com definição de um limite máximo de valor, possibilitando maior controle sobre as solicitações antes da continuidade do processo financeiro.

Após a aprovação gerencial, quando aplicável, as solicitações seguem para a Integração Financeira, responsável pela geração dos respectivos títulos e lançamentos no Contas a Pagar.

Também foi realizado um ajuste para as Caixinhas Internacionais, garantindo que a integração com o Contas a Pagar considere corretamente o valor convertido para reais.

Premissas:

• Necessário o ambiente estar atualizado com as versões:
  • Contas a Pagar de número xxx  / xxx CNPJ ou superior;
    
  • Script de número xxx SQL / xxxx SQLPostgre ou superior.
    
  • Caixa Operacional será atualizado manualmente, favor entrar em contato com a Send Solutions (Tiago).

Teste realizado após a atualização.

Cenário 01: Configurar os acessos para utilização do Controle de Caixa.

Objetivo: preparar os usuários que participarão do processo, garantindo que possuam acesso ao módulo Controle de Caixa, às modalidades de operação necessárias e às funcionalidades relacionadas à Aprovação Gerencial.

Pré-condição: usuário previamente cadastrado no sistema e módulo Controle de Caixa disponível para utilização.

Passo a passo:

1. Acessar o cadastro do usuário.
2. Verificar o acesso ao Controle de Caixa.
3. Definir as modalidades permitidas ao usuário.
4. Verificar o grupo de acesso do usuário.
5. Confirmar o acesso à rotina Aprovação Gerencial.

Resultado Esperado: o usuário deve possuir acesso ao módulo Controle de Caixa, às modalidades necessárias para sua operação e às funcionalidades correspondentes às atividades que realizará no processo.

Acessando a funcionalidade.

Tela de cadastro de usuário.

1. Acesse o módulo Segurança.
2. Acesse Cadastro de Usuário.
3. Localize o usuário que participará do processo.
4. Acesse a guia correspondente ao Controle de Caixa.
5. Verifique as modalidades disponíveis para o usuário:
   • N – Nacional;
   • I – Internacional.
6. Mantenha habilitadas as modalidades necessárias para as atividades realizadas pelo usuário.
7. Quando utilizado o controle de segurança por grupos, acesse Direitos a Usuários por Grupo.
8. Localize o usuário desejado.
9. Associe o usuário ao grupo CAIXINHA, quando necessário.
10. Acesse Grupos x Programas.
11. Confirme que o grupo utilizado possui acesso à rotina Aprovação Gerencial do módulo Controle de Caixa.

Atenção: O módulo Controle de Caixa utiliza o modelo de segurança por grupos ou por atribuição direta ao usuário. O usuário Supervisor possui acesso aos menus cadastrados no módulo, independentemente do grupo associado.

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Cenário 02: Configurar os parâmetros para integração com o Contas a Pagar.

Objetivo: preparar as configurações utilizadas na integração entre o Controle de Caixa e o Contas a Pagar, permitindo que as solicitações aprovadas sejam posteriormente encaminhadas para geração dos respectivos títulos e lançamentos financeiros.

Pré-condição: usuário com acesso às configurações do Contas a Pagar e ao cadastro do serviço utilizado na integração.

Passo a passo:

1. Acessar os Parâmetros Gerais do Contas a Pagar.
2. Verificar os parâmetros da Caixinha Operacional.
3. Verificar o tipo de documento/título.
4. Informar a faixa de lote.
5. Verificar a configuração do serviço de integração.

Resultado Esperado: os parâmetros necessários para utilização da Caixinha Operacional devem estar configurados corretamente, permitindo que as solicitações aprovadas sejam posteriormente integradas ao Contas a Pagar.

Acessando a funcionalidade.

Parâmetros gerais.

1. Acesse o módulo Contas a Pagar.
2. Acesse Cadastro > Parâmetros Gerais.
3. Localize os parâmetros de emissão referentes à Caixinha Operacional.
4. Verifique o tipo de documento/título associado ao processo.
5. Confirme que o tipo utilizado corresponde a uma operação de débito.
6. Informe ou verifique a faixa de lote utilizada para a operação.
7. Confirme as configurações.
8. Acesse o módulo Doc. Fiscal.
9. Acesse Cadastros > Configuração de Web Service > SIS.
10. Localize o serviço correspondente ao Contas a Pagar.
11. Confirme que o serviço está corretamente configurado.

 

Atenção: o documento de levantamento prevê também parâmetros específicos para Tipo de Título de Numerário, Tipo de Título de Adiantamento, Grupo Financeiro e Grade de Contabilização. Como esses itens não estão detalhados da mesma forma no roteiro final do desenvolvimento, devem ser confirmados durante a validação do ambiente.

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Cenário 03: Configurar o colaborador e a Caixinha Operacional.

Objetivo: preparar os colaboradores e as caixinhas que serão utilizados nas solicitações, vinculando o colaborador ao seu respectivo departamento e definindo os responsáveis e as moedas permitidas para movimentação da Caixinha Operacional.

Pré-condição: colaborador, departamento e usuários responsáveis previamente cadastrados.

Passo a passo:

1. Consultar o colaborador.
2. Verificar o departamento associado.
3. Verificar o cadastro necessário para integração financeira.
4. Cadastrar ou consultar a Caixinha Operacional.
5. Informar os responsáveis.
6. Informar as moedas permitidas.

Resultado esperado: o colaborador deve estar associado ao departamento correspondente e possuir as configurações necessárias para integração. A caixinha operacional deve possuir seus responsáveis e moedas devidamente configurados.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. No módulo Controle de Caixa, acesse Cadastros Auxiliares > Colaborador.
2. Localize o colaborador que será utilizado nas solicitações.
3. Consulte seus dados.
4. Verifique o departamento associado.
5. Confirme que o departamento corresponde à área responsável pelo colaborador.
6. Verifique também se o colaborador possui o cadastro necessário como fornecedor, utilizado posteriormente na integração com o Contas a Pagar.
7. Retorne ao módulo Controle de Caixa.
8. Acesse Cadastros Auxiliares > Caixa.
9. Insira uma nova caixinha ou consulte uma já existente.
10. Preencha os dados necessários.
11. Informe os usuários responsáveis.
12. Informe as moedas que poderão ser utilizadas.
13. Confirme o cadastro.

Atenção: o departamento informado no cadastro do colaborador será utilizado pelo processo de Aprovação Gerencial para identificar quais gestores poderão visualizar e aprovar suas solicitações.

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Cenário 04: Configurar os responsáveis pela aprovação gerencial por departamento.

Objetivo: Definir os usuários responsáveis pela aprovação das solicitações de cada departamento e seus respectivos limites de aprovação, permitindo que cada gestor acompanhe e aprove somente as solicitações das áreas sob sua responsabilidade.

Pré-condição: departamentos e usuários aprovadores previamente cadastrados.

Passo a passo:

1. Acessar o cadastro de Departamentos.
2. Acessar a Estrutura de Aprovação.
3. Informar o usuário aprovador.
4. Definir seu limite de aprovação.
5. Confirmar o cadastro.
6. Consultar a estrutura cadastrada e seu histórico.

Resultado Esperado: O usuário deve ser associado ao departamento como responsável pela Aprovação Gerencial, respeitando o limite financeiro definido em seu cadastro.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. No módulo Controle de Caixa, acesse Cadastros Auxiliares > Departamento.
2. Localize o departamento desejado.
3. Clique em Estrutura de Aprovação.
4. Clique na opção para inserir um novo aprovador.
5. Informe o usuário responsável pela aprovação.
6. Informe o valor limite para aprovação (R$).
7. Confirme.
8. Verifique se o usuário passou a constar na estrutura de aprovação do departamento.
9. Utilize a opção de Consulta para visualizar seus dados.
10. Quando necessário, utilize a opção de Editar para alterar as informações.
11. Acesse o Histórico para consultar as alterações realizadas.
12. Quando necessário, utilize a opção correspondente para remover o usuário da estrutura de aprovação.

 

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Cenário 05: Realizar uma solicitação de numerário.

Objetivo: registrar uma solicitação de Numerário para um colaborador e encaminhá-la para análise do gestor responsável pelo departamento, dando início ao novo fluxo de aprovação gerencial.

Pré-condição: Colaborador associado a um departamento que possua responsável pela Aprovação Gerencial.

Passo a passo:

1. Acessar Numerário.
2. Inserir uma nova solicitação.
3. Informar os dados necessários.
4. Confirmar.
5. Verificar a solicitação gerada e seu status.

Resultado Esperado: A solicitação de Numerário deve ser registrada e ficar disponível para análise do gestor com o status "Aguardando Aprovação Gerencial".

Acessando a funcionalidade.

P.

1. No módulo Controle de Caixa, acesse Numerário.
2. Clique em Inserir.
3. Informe o colaborador.
4. Preencha os demais dados necessários para a solicitação.
5. Informe a forma de pagamento correspondente.
6. Confira os valores.
7. Clique em Confirmar.
8. Quando apresentada a opção para impressão do Numerário, escolha Sim ou Não, conforme necessário.
9. Retorne à consulta de Numerários.
10. Localize a solicitação criada.
11. Confirme que o status apresentado é Aguardando Aprovação Gerencial.

Para contemplar as diferentes regras do fluxo, recomenda-se realizar também uma solicitação utilizando a forma de pagamento Dinheiro.

Ao confirmar uma nova solicitação, o desenvolvimento passa a gravá-la inicialmente como "Aguardando Aprovação Gerencial".

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Cenário 06: Realizar uma solicitação de adiantamento.

Objetivo: registrar uma solicitação de Adiantamento para um colaborador e encaminhá-la para análise do gestor responsável pelo departamento antes da continuidade do processo financeiro.

Pré-condição: Colaborador associado a um departamento que possua responsável pela Aprovação Gerencial.

Passo a passo:

1. Acessar Adiantamento.
2. Inserir uma nova solicitação.
3. Informar os dados necessários.
4. Confirmar.
5. Verificar o status da solicitação.

Resultado Esperado: A solicitação de Adiantamento deve ser registrada com o status "Aguardando Aprovação Gerencial", ficando disponível para análise do gestor responsável pelo departamento.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. No módulo Controle de Caixa, acesse Adiantamento.
2. Clique em Inserir.
3. Informe o colaborador.
4. Preencha os dados necessários da solicitação.
5. Informe a forma de pagamento.
6. Confira os valores informados.
7. Clique em Confirmar.
8. Retorne à consulta de Adiantamentos.
9. Localize a solicitação criada.
10. Confirme que o status apresentado é Aguardando Aprovação Gerencial.

Para contemplar o fluxo de integração financeira, realize também uma solicitação utilizando uma forma de pagamento diferente de dinheiro.

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Cenário 07: Consultar as solicitações pendentes de Aprovação Gerencial.

Objetivo: permitir que o gestor consulte as solicitações de Numerário e Adiantamento que aguardam sua análise, considerando somente os departamentos pelos quais é responsável e o respectivo limite de aprovação.

Pré-condição: usuário cadastrado como aprovador de pelo menos um departamento e existência de solicitações com status "Aguardando Aprovação Gerencial".

Passo a passo:

1. Acessar Aprovação Gerencial.
2. Consultar os departamentos disponíveis.
3. Selecionar o departamento desejado.
4. Aplicar os filtros necessários.
5. Consultar as solicitações pendentes.
6. Verificar o limite disponível para aprovação.

Resultado Esperado: O gestor deve visualizar somente as solicitações pertencentes aos departamentos nos quais está cadastrado como aprovador.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. Acesse o módulo Controle de Caixa com o usuário responsável pela aprovação.
2. Acesse Aprovação Gerencial.
3. Observe os departamentos disponíveis para seleção.
4. Caso o usuário seja responsável por mais de um departamento, selecione o departamento que deseja consultar.
5. Utilize a opção "Todos" quando desejar visualizar conjuntamente as solicitações dos departamentos aos quais possui acesso.
6. Aplique os demais filtros conforme necessário.
7. Consulte as solicitações apresentadas.
8. Verifique o campo Limite.
9. Confira também a informação Limite Aprovador (R$) apresentada no grid.

Atenção:
A opção "Todos" considera somente os departamentos aos quais o usuário possui acesso. Caso o usuário seja aprovador de apenas um departamento, esse departamento é apresentado sem possibilidade de alteração. Caso não possua departamento associado, o sistema apresenta uma mensagem informativa.

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Cenário 08: Realizar a aprovação gerencial das solicitações.

Objetivo: permitir que o gestor analise e aprove uma ou mais solicitações dos departamentos sob sua responsabilidade, respeitando seu limite de aprovação e encaminhando, quando necessário, as solicitações aprovadas para a etapa de Integração Financeira.

Pré-condição: existirem solicitações com status "Aguardando Aprovação Gerencial" e usuário cadastrado como aprovador do respectivo departamento.

Passo a passo:

1. Acessar Aprovação Gerencial.
2. Selecionar o departamento.
3. Consultar as solicitações.
4. Selecionar uma ou mais solicitações.
5. Aprovar.
6. Confirmar a operação.
7. Verificar o novo status.

Resultado esperado: as solicitações dentro do limite do gestor devem ser aprovadas. Solicitações em dinheiro devem concluir a aprovação sem integração com o Contas a Pagar, enquanto as demais devem seguir para Aguardando Integração Financeira.

Solicitações acima do limite permitido ao gestor não devem ser aprovadas.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. Acesse Aprovação Gerencial.
2. Selecione o departamento desejado.
3. Utilize os filtros necessários para localizar as solicitações.
4. Confira o valor das solicitações e o limite disponível para o aprovador.
5. Selecione individualmente as solicitações desejadas ou utilize "Selecionar Todos".
6. Clique em Aprovar.
7. Confirme a operação na mensagem apresentada.
8. Aguarde o processamento.
9. Consulte novamente as solicitações.
10. Para solicitações cuja forma de pagamento seja dinheiro, confirme que o status foi alterado para Aprovada.
11. Confirme que essas solicitações não foram encaminhadas para integração com o Contas a Pagar.
12. Para formas de pagamento diferentes de dinheiro, confirme que o status foi alterado para "Aguardando Integração Financeira".
13. Confirme o registro do usuário responsável pela Aprovação Gerencial.
14. Confirme o registro da respectiva data e hora.

Regra de limite de aprovação.

Quando o valor da solicitação for superior ao limite cadastrado para o usuário no departamento, o sistema deve impedir a aprovação e apresentar a mensagem correspondente.

A solicitação deve permanecer pendente para que seja tratada por um usuário que possua limite suficiente para realizar sua aprovação.

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Cenário 09: Realizar a reprovação de uma solicitação.

Objetivo: permitir que o gestor reprove uma solicitação de Numerário ou Adiantamento que não deva prosseguir no processo, mantendo o registro da operação para posterior consulta e acompanhamento.

Pré-condição: solicitação aguardando aprovação gerencial e usuário responsável pelo respectivo departamento.

Passo a passo:

1. Acessar Aprovação Gerencial.
2. Localizar a solicitação.
3. Selecionar a solicitação.
4. Reprovar.
5. Confirmar a operação.
6. Consultar o cancelamento e o histórico.

Resultado Esperado: A solicitação deve ser identificada como Rejeitada e Cancelada, deixando de seguir no processo de aprovação e integração financeira e mantendo o registro da reprovação realizada.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. Acesse Aprovação Gerencial.
2. Selecione o departamento desejado.
3. Localize a solicitação que não deverá prosseguir.
4. Selecione a solicitação.
5. Clique em Reprovar.
6. Confirme a operação na mensagem apresentada.
7. Consulte novamente a solicitação.
8. Confirme que o status foi alterado para Rejeitada.
9. Confirme que a situação da solicitação foi alterada para Cancelada.
10. Acesse Consulta Cancelamento.
11. Localize a solicitação.
12. Consulte seus detalhes.
13. Confirme o registro referente à reprovação gerencial.
14. Verifique as informações do usuário responsável e data/hora da operação.

 

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Cenário 10: Realizar a integração financeira das solicitações aprovadas.

Objetivo: encaminhar as solicitações aprovadas gerencialmente para o processo financeiro, permitindo a geração dos respectivos títulos e lançamentos no Contas a Pagar a partir das informações registradas no Controle de Caixa.

Pré-condição: solicitações aprovadas gerencialmente e com status "Aguardando Integração Financeiro", além das configurações necessárias para comunicação com o Contas a Pagar.

Passo a passo:

1. Acessar Integração Financeira.
2. Informar o aprovador.
3. Informar a data de pagamento.
4. Selecionar Numerários e/ou Adiantamentos.
5. Realizar a integração.
6. Verificar o retorno do processamento.
7. Consultar os títulos gerados no Contas a Pagar.
8. Conferir valores e identificação dos títulos.

Resultado Esperado: As solicitações selecionadas devem ser integradas ao Contas a Pagar, com geração dos respectivos títulos e lançamentos contábeis. O título deve manter como número a identificação da solicitação correspondente e utilizar a série relacionada ao tipo de operação.

Acessando a funcionalidade.

P.

1. No módulo Controle de Caixa, acesse Integração Financeira.
2. Consulte as solicitações disponíveis para integração.
3. Informe o aprovador.
4. Informe a data de pagamento.
5. Selecione os numerários e/ou adiantamentos que serão integrados.
6. Confira os dados apresentados.
7. Execute a integração.
8. Aguarde o processamento.
9. Verifique as mensagens de retorno apresentadas pelo sistema.
10. Após a conclusão, acesse o módulo Contas a Pagar.
11. Acesse Consultas > Títulos.
12. Pesquise pelo número da solicitação integrada.
13. Consulte o título gerado.
14. Para uma solicitação de numerário, confirme a série CXN.
15. Para uma solicitação de Adiantamento, confirme a série CXA.
16. Confirme que o número do título corresponde ao número da solicitação.
17. Confira o valor e demais informações financeiras geradas.

A antiga rotina "Aprovação de Solicitação" foi renomeada no desenvolvimento para "Integração Financeira". A integração realiza a geração do título e lançamento contábil por meio da integração com o Contas a Pagar.

Tratamento das modalidades Nacional e Internacional.

Para solicitações da modalidade Nacional, a integração considera o valor da própria solicitação.

Para solicitações da modalidade Internacional, a integração considera o valor convertido para reais, garantindo que o título financeiro seja gerado com o valor correspondente em moeda nacional.

Esse tratamento contempla a correção realizada no desenvolvimento para as Caixinhas Internacionais.

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ATENÇÃO: As informações neste documento são meramente ilustrativas e utilizadas apenas para fins de teste.