OS 104795 - MELHORIA - CONTAS A PAGAR - 104792 - CONSIGNADO CHAMADO ANTERIOR

Objetivo:

Esta solicitação visa aprimorar o processo de numerário e adiantamento realizado no módulo Controle de Caixa, incluindo uma etapa de aprovação gerencial por departamento, permitindo que os responsáveis de cada área acompanhem e analisem as solicitações realizadas pelos colaboradores dos departamentos sob sua responsabilidade.

Com a implementação, cada departamento poderá possuir usuários responsáveis pela aprovação, com definição de um limite máximo de valor, possibilitando maior controle sobre as solicitações antes da continuidade do processo financeiro.

Após a aprovação gerencial, quando aplicável, as solicitações seguem para a Integração Financeira, responsável pela geração dos respectivos títulos e lançamentos no Contas a Pagar.

Também foi realizado um ajuste para as Caixinhas Internacionais, garantindo que a integração com o Contas a Pagar considere corretamente o valor convertido para reais.

Premissas:

• Necessário o ambiente estar atualizado com as versões:
  • Contas a Pagar de número xxx  / xxx CNPJ ou superior;
    
  • Script de número xxx SQL / xxxx SQLPostgre ou superior.
    
  • Caixa Operacional será atualizado manualmente, favor entrar em contato com a Send Solutions (Tiago).

Teste realizado após a atualização.

Cenário 01: Configurar o acesso à Aprovação Gerencial do Controle de Caixa

Objetivo: preparar o acesso à funcionalidade de Aprovação Gerencial, garantindo que o grupo utilizado pelos responsáveis pelo processo possua permissão para acessar a nova rotina no módulo Controle de Caixa.

Pré-condição:

• Usuário previamente cadastrado no sistema.
• Usuário com acesso ao módulo Controle de Caixa e às modalidades necessárias para sua operação:
  • N – Nacional;
  • I – Internacional, quando aplicável.
• Usuário previamente associado ao grupo de segurança que será utilizado para acesso às funcionalidades do Controle de Caixa.
• Usuário responsável pela configuração com permissão para realizar a manutenção de Grupos x Programas.

Passo a passo:

• Acessar a configuração de Grupos x Programas.
• Localizar o grupo utilizado pelos usuários do Controle de Caixa.
• Verificar os programas disponíveis para o grupo.
• Associar à rotina Aprovação Gerencial, quando ainda não estiver disponível.
• Confirmar a configuração.
• Acessar o Controle de Caixa com um usuário pertencente ao grupo e verificar a disponibilidade da rotina.

Resultado Esperado: o grupo deve possuir acesso à rotina Aprovação Gerencial do módulo Controle de Caixa, permitindo que os usuários previamente associados ao grupo e responsáveis pelo processo acessem a funcionalidade para consultar e tratar as solicitações dos departamentos sob sua responsabilidade.

Acessando a funcionalidade.

Tela de Grupos x Programas.

Na tela principal, localize o grupo (1) utilizado para acesso às funcionalidades do Controle de Caixa, como o grupo Aprovação Gerencial utilizado neste exemplo. Selecione o módulo Controle de Caixa – UCTLCXA (2).

Na relação de programas apresentada, localize a rotina Aprovação Gerencial (3). Caso a rotina ainda não esteja vinculada ao grupo, realize sua associação e clique em Confirmar (4) para salvar a configuração.

Acesse o módulo Controle de Caixa com um usuário previamente associado ao grupo.
Verifique se a opção Aprovação Gerencial está disponível para acesso.

Atenção: O módulo Controle de Caixa utiliza o modelo de segurança por grupos ou por atribuição direta ao usuário. 

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Cenário 02: Configurar os parâmetros para integração com o Contas a Pagar.

Objetivo: preparar os parâmetros utilizados na integração entre o Controle de Caixa e o Contas a Pagar, definindo as informações necessárias para que as solicitações de numerário e adiantamento aprovadas sejam posteriormente encaminhadas para geração dos respectivos títulos e lançamentos financeiros e contábeis.

Pré-condição: 

• Usuário com acesso aos Parâmetros Gerais do módulo Contas a Pagar.
• Devem existir previamente cadastrados os Tipos de Título que serão utilizados para as solicitações de Numerário e Adiantamento provenientes do Controle de Caixa.
• Os tipos de título utilizados devem estar configurados para operação de débito.
• Deve existir previamente cadastrada a Grade de Lançamento/Contabilização que será utilizada na integração das solicitações da Caixinha Operacional.
• Quando aplicável, o Grupo Financeiro que será utilizado na parametrização também deve estar previamente cadastrado.

Passo a passo:

1. Acessar os Parâmetros Gerais do Contas a Pagar.
2. Verificar os parâmetros da Caixinha Operacional.
3. Verificar o tipo de documento/título.
4. Informar a faixa de lote.
5. Verificar a configuração do serviço de integração.

Resultado Esperado: os parâmetros da Caixinha Operacional devem ser configurados com os Tipos de Título correspondentes às solicitações de Numerário e Adiantamento, Grupo Financeiro, Grade de Lançamento/Contabilização e demais informações necessárias para que as solicitações aprovadas possam ser corretamente integradas ao Contas a Pagar e contabilizadas.

Acessando a funcionalidade.

Parâmetros gerais

Na tela de Parâmetros Gerais, localize a seção Caixinha Operacional (1). Nesta seção são definidas as informações que serão utilizadas posteriormente na Integração Financeira das solicitações de Numerário e Adiantamento com o Contas a Pagar.

A parametrização é separada conforme o tipo da solicitação:

Numerário (2):

• Grupo Financeiro: informe o grupo financeiro que será utilizado na geração do título referente às solicitações de numerário.
• Grade de Emissão: informe a grade previamente cadastrada que será utilizada para geração/contabilização dos lançamentos provenientes de Numerário.
• Tipo de Documento: informe o tipo de título previamente cadastrado para identificar os títulos originados das solicitações de numerário da caixa operacional. O tipo informado deve corresponder a uma operação de débito.

Adiantamento (3):

• Grupo Financeiro: informe o grupo financeiro que será utilizado na geração do título referente às solicitações de adiantamento.
• Grade de Emissão: informe a grade previamente cadastrada que será utilizada para geração/contabilização dos lançamentos provenientes de Adiantamento.
• Tipo de Documento: informe o tipo de título previamente cadastrado para identificar os títulos originados das solicitações de adiantamento da caixa operacional. O tipo informado deve corresponder a uma operação de débito.

No campo Faixa de Lote, informe a faixa que será utilizada na geração dos lançamentos decorrentes da integração da Caixinha Operacional.

Após preencher ou conferir as informações, confirme/salve a parametrização.

Por que essas configurações são necessárias?
Quando uma solicitação de numerário ou adiantamento passar pela aprovação gerencial e estiver apta para a integração financeira, o sistema utilizará essas parametrizações para determinar as informações necessárias à geração do respectivo título e lançamento no Contas a Pagar.

Atenção: para que a integração entre o Controle de Caixa e o Contas a Pagar seja realizada corretamente, o serviço de integração do Contas a Pagar também deve estar previamente configurado. Essa configuração pode ser consultada no módulo Doc. Fiscal > Cadastros > Configuração de Web Service > SIS.

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Cenário 03: Configurar os responsáveis pela aprovação gerencial por departamento.

Objetivo: definir os usuários responsáveis pela Aprovação Gerencial das solicitações de cada departamento, estabelecendo também o limite de valor que cada responsável poderá aprovar. Essa configuração permite direcionar as solicitações aos gestores correspondentes e controlar os valores que poderão ser aprovados por cada usuário.

Pré-condição:

• Departamento previamente cadastrado no Controle de Caixa.
• Usuário que será definido como aprovador, previamente cadastrado e ativo no sistema.
• Usuário aprovador com acesso à funcionalidade Aprovação Gerencial, conforme configuração apresentada no Cenário 01.
• Usuário responsável pela configuração com permissão para manutenção do cadastro de Departamentos.

Passo a passo:

1. Acessar o cadastro de Departamentos.
2. Localizar o departamento que terá a estrutura de aprovação configurada.
3. Acessar a opção Estrutura de Aprovação.
4. Inserir o usuário responsável pela aprovação.
5. Informar o limite de valor permitido para aprovação.
6. Confirmar o cadastro.
7. Consultar a estrutura configurada.
8. Quando necessário, alterar, remover ou consultar o histórico do aprovador.

Resultado Esperado: o usuário deve ser vinculado ao departamento como responsável pela Aprovação Gerencial, com o respectivo limite de aprovação definido. A partir dessa configuração, o gestor poderá visualizar as solicitações relacionadas aos departamentos pelos quais é responsável e realizar aprovações respeitando o limite estabelecido.

Acessando a funcionalidade

Cadastrando o responsável pela aprovação.
Na tela de consulta, localize o departamento para o qual deseja configurar os responsáveis pela aprovação. Clique na opção Estrutura de Aprovação.

Na tela Estrutura de Aprovação, serão apresentados os usuários já configurados como responsáveis pela aprovação do departamento selecionado. Clique em Inserir para adicionar um novo responsável.

No campo Usuário, informe ou selecione o usuário que será responsável pela Aprovação Gerencial do departamento.
No campo referente ao Limite para Aprovação (R$), informe o valor máximo que esse usuário poderá aprovar.

Confira as informações preenchidas. Clique em Confirmar para concluir o cadastro.

Verifique se o usuário passou a ser apresentado na estrutura de aprovação do departamento.

Como o limite de aprovação será utilizado?
O valor informado na estrutura representa o limite máximo que o usuário poderá aprovar para aquele departamento.
Posteriormente, ao acessar a rotina Aprovação Gerencial, o sistema utilizará essa configuração para determinar:

• Quais departamentos estarão disponíveis para o gestor;
• Quais solicitações poderão ser visualizadas;
• O limite de aprovação correspondente ao gestor naquele departamento;
• Se o valor da solicitação está dentro do limite permitido para aprovação.

Caso uma solicitação possua valor superior ao limite do aprovador, o sistema não permitirá que esse usuário realize sua aprovação.
Essa relação entre o departamento do usuário e o limite cadastrado é utilizada pela nova rotina de Aprovação Gerencial.

Consultando ou alterando um responsável
Na Estrutura de Aprovação do departamento, localize o usuário desejado. Utilize a opção de Consulta para visualizar as informações cadastradas.

Quando for necessário alterar o limite ou outra informação disponível, utilize a opção Editar. 

Realize a alteração. Clique em Confirmar para salvar.

Consultando o histórico
Na estrutura de aprovação, localize a opção Histórico.

Consulte os registros das alterações realizadas na estrutura de aprovação.

Removendo um responsável.
Quando determinado usuário não for mais responsável pela aprovação das solicitações daquele departamento. Utilize a opção correspondente para eliminar o vínculo.

Confirme a operação.

Verifique se o usuário deixou de constar na estrutura de aprovação do departamento.

Atenção: a configuração da Estrutura de Aprovação é realizada por departamento. Portanto, um mesmo usuário pode ser responsável pela aprovação de mais de um departamento.

Quando isso ocorrer, posteriormente, na rotina de Aprovação Gerencial, o usuário poderá selecionar entre os departamentos aos quais está associado. A opção Todos, quando disponível, também respeitará essa configuração e apresentará somente informações dos departamentos nos quais o usuário está cadastrado como aprovador.

Atenção ao limite: o limite é definido na relação entre usuário aprovador e departamento. Dessa forma, é essa configuração que determinará até qual valor o gestor poderá aprovar as solicitações daquele departamento.

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Cenário 04: Realizar uma solicitação de numerário.

Objetivo: registrar uma solicitação de numerário para um colaborador e encaminhá-la para análise do responsável pelo departamento por meio da nova etapa de Aprovação Gerencial. A forma de pagamento utilizada na solicitação determinará se, após a aprovação do gestor, o Numerário será concluído ou seguirá para a etapa de Integração Financeira.

Pré-condição:

• Usuário com acesso à rotina de Numerário do módulo Controle de Caixa.
• Colaborador previamente cadastrado e associado ao seu respectivo departamento.
• Caixa operacional previamente cadastrada e disponível para utilização.
• Departamento do colaborador com pelo menos um responsável cadastrado na Estrutura de Aprovação, conforme apresentado no Cenário 03.
• Para posterior validação dos diferentes fluxos, utilizar solicitações com:
  • Forma de pagamento: dinheiro;
  • Forma de pagamento diferente de dinheiro.

Passo a passo:

1. Acessar a rotina de Numerário.
2. Inserir uma nova solicitação.
3. Informar o colaborador e os dados necessários.
4. Informar a forma de pagamento.
5. Confirmar a solicitação.
6. Consultar o numerário gerado.
7. Verificar o status "Aguardando Aprovação Gerencial".
8. Repetir o processo utilizando uma forma de pagamento diferente, permitindo validar posteriormente os dois fluxos de aprovação.

Resultado Esperado: ao confirmar uma nova solicitação de Numerário, o sistema deve registrá-la com o status Aguardando Aprovação Gerencial, disponibilizando-a para análise dos responsáveis cadastrados na estrutura de aprovação do departamento do colaborador.

Acessando a funcionalidade

Registrando a solicitação de numerário.
Na tela principal, serão apresentadas as solicitações de numerário. Clique em Inserir para registrar uma nova solicitação.

1. Informe a Caixinha que será utilizada na operação.
2. Informe o Colaborador para o qual o Numerário será solicitado.
3. Preencha os demais dados necessários para a solicitação conforme o processo já utilizado pela empresa.
4. Informe o valor correspondente ao Numerário.
5. Selecione a forma de pagamento que será utilizada.
6. Confira as informações preenchidas.
7. Clique em Confirmar para registrar a solicitação.
8. Caso seja apresentada a opção para impressão do Numerário, selecione Sim ou Não, conforme a necessidade.

Consultando a solicitação gerada

1. Retorne à tela de consulta de Numerários.
2. Localize a solicitação registrada.
3. Consulte seus dados.
4. Verifique o status apresentado.
5. Confirme que a nova solicitação está com o status Aguardando Aprovação Gerencial.

A partir desse momento, a solicitação ficará disponível para os responsáveis cadastrados na Estrutura de Aprovação do departamento do colaborador, respeitando as regras de acesso e limite configuradas anteriormente.

Realizando as solicitações para os diferentes fluxos.

Para demonstrar o comportamento completo da nova rotina, realize duas solicitações de Numerário:

Solicitação 1 – Pagamento em Dinheiro

Registre um Numerário utilizando a forma de pagamento Dinheiro e confirme que, após sua inclusão, o status inicial é Aguardando Aprovação Gerencial.

Solicitação 2 – Outra forma de pagamento

Registre um segundo Numerário utilizando uma forma de pagamento diferente de Dinheiro e confirme que o status inicial também é Aguardando Aprovação Gerencial.

As duas solicitações seguirão inicialmente para análise do gestor. O comportamento será diferente somente após a Aprovação Gerencial.

Atenção – A forma de pagamento determina o fluxo após a aprovação

A forma de pagamento escolhida no Numerário possui impacto direto nas etapas seguintes do processo:

Quando a forma de pagamento for Dinheiro:
Solicitação de Numerário → Aprovação Gerencial → Aprovada

Após a aprovação pelo gestor, a solicitação será considerada Aprovada e não será encaminhada para Integração Financeira com o Contas a Pagar.

Quando for utilizada outra forma de pagamento:
Solicitação de Numerário → Aprovação Gerencial → Aguardando Integração Financeiro → Integração Financeira

Após a aprovação pelo gestor, a solicitação será encaminhada para a etapa de Integração Financeira, onde posteriormente poderá ocorrer a geração do título e do lançamento correspondente no Contas a Pagar.

Essa diferença será demonstrada posteriormente no cenário de Aprovação Gerencial.

Atenção – Departamento do colaborador

O departamento associado ao colaborador é utilizado pelo processo para determinar quais responsáveis poderão visualizar e tratar a solicitação na Aprovação Gerencial.

Por isso, antes de registrar o Numerário, o colaborador deve estar associado ao departamento correto e esse departamento deve possuir sua Estrutura de Aprovação devidamente configurada.

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Cenário 05: Realizar uma solicitação de Adiantamento

Objetivo:
Registrar uma solicitação de Adiantamento para um colaborador e encaminhá-la para análise do responsável pelo departamento por meio da nova etapa de Aprovação Gerencial, garantindo que a solicitação seja analisada antes da continuidade do processo financeiro.

Pré-condição:

• Usuário com acesso à rotina de Adiantamento do módulo Controle de Caixa.

• Colaborador previamente cadastrado e associado ao seu respectivo departamento.

• Caixinha Operacional previamente cadastrada e disponível para utilização.

• Departamento do colaborador com pelo menos um responsável cadastrado na Estrutura de Aprovação, conforme apresentado no Cenário 03.

• Para posterior validação do fluxo financeiro, utilizar uma forma de pagamento que necessite de integração com o Contas a Pagar.

Passo a passo RESUMIDO:

1. Acessar a rotina de Adiantamento.

2. Inserir uma nova solicitação.

3. Informar o colaborador e os dados necessários.

4. Informar a forma de pagamento.

5. Confirmar a solicitação.

6. Consultar o Adiantamento gerado.

7. Verificar o status Aguardando Aprovação Gerencial.

Resultado Esperado:
Ao confirmar uma nova solicitação de Adiantamento, o sistema deve registrá-la com o status Aguardando Aprovação Gerencial, disponibilizando-a para análise dos responsáveis cadastrados na estrutura de aprovação do departamento do colaborador.

Passo a passo operacional

Acessando a funcionalidade

1. Acesse o módulo Controle de Caixa.

2. No menu principal, acesse a rotina Adiantamento.

3. Será apresentada a tela de consulta das solicitações de Adiantamento.

4. Clique em Inserir para registrar uma nova solicitação.

Registrando a solicitação

1. Informe a Caixinha que será utilizada.

2. Informe o Colaborador para o qual será solicitado o Adiantamento.

3. Preencha os demais dados necessários conforme o processo já utilizado pela empresa.

4. Informe o valor da solicitação.

5. Informe a forma de pagamento correspondente à operação.

6. Confira as informações preenchidas.

7. Clique em Confirmar para registrar a solicitação.

Consultando a solicitação gerada

1. Retorne à consulta de Adiantamentos.

2. Localize a solicitação registrada.

3. Consulte seus dados.

4. Confirme que o status apresentado é Aguardando Aprovação Gerencial.

A partir desse momento, o Adiantamento ficará disponível para os responsáveis pela Aprovação Gerencial do departamento correspondente.

Atenção – Departamento do colaborador

O departamento associado ao colaborador é utilizado para determinar quais responsáveis poderão visualizar e tratar a solicitação na Aprovação Gerencial.

Por isso, o colaborador deve estar associado ao departamento correto e esse departamento deve possuir sua Estrutura de Aprovação previamente configurada.

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Cenário 06: Consultar as solicitações pendentes de Aprovação Gerencial

Objetivo:
Permitir que o gestor consulte as solicitações de Numerário e Adiantamento que aguardam sua análise, apresentando somente as solicitações relacionadas aos departamentos pelos quais é responsável e permitindo acompanhar o limite disponível para aprovação.

Pré-condição:

• Usuário com acesso à rotina Aprovação Gerencial, conforme Cenário 01.

• Usuário cadastrado na Estrutura de Aprovação de pelo menos um departamento, conforme Cenário 03.

• Existirem solicitações de Numerário e/ou Adiantamento com status Aguardando Aprovação Gerencial.

• Para uma validação mais completa, possuir solicitações vinculadas a diferentes departamentos.

Passo a passo RESUMIDO:

1. Acessar a Aprovação Gerencial.

2. Verificar os departamentos disponíveis para o usuário.

3. Selecionar o departamento desejado.

4. Aplicar os filtros necessários.

5. Consultar as solicitações pendentes.

6. Verificar o limite de aprovação do usuário.

7. Quando disponível, consultar as solicitações utilizando a opção Todos.

Resultado Esperado:
O usuário deve visualizar somente as solicitações de Numerário e Adiantamento pertencentes aos departamentos nos quais está cadastrado como responsável pela aprovação, juntamente com as informações necessárias para análise e seu respectivo limite de aprovação.

Passo a passo operacional

Acessando a Aprovação Gerencial

1. Acesse o módulo Controle de Caixa.

2. Acesse a rotina Aprovação Gerencial.

3. Será apresentada a tela contendo as solicitações que aguardam análise.

Selecionando o departamento

1. Localize o campo Departamento.

2. Consulte os departamentos disponíveis.

3. Selecione o departamento cujas solicitações deseja analisar.

4. Verifique o Limite apresentado para o usuário naquele departamento.

5. Aplique os demais filtros disponíveis, quando necessário.

6. Consulte as solicitações apresentadas no grid.

Consultando vários departamentos

Caso o usuário seja responsável pela aprovação de mais de um departamento:

1. Acesse o campo Departamento.

2. Selecione a opção Todos.

3. Realize a consulta.

4. Confirme que são apresentadas somente solicitações dos departamentos nos quais o usuário está cadastrado como aprovador.

5. Verifique no grid a informação referente ao Limite Aprovador (R$) de cada solicitação.

Como os departamentos apresentados são definidos?

Os departamentos disponíveis nessa tela são determinados pela Estrutura de Aprovação configurada no Cenário 03.

Dessa forma, cadastrar um usuário como aprovador de determinado departamento permite que posteriormente ele visualize as solicitações correspondentes a essa área na Aprovação Gerencial.

Atenção

Quando o usuário estiver associado a apenas um departamento, esse departamento será apresentado automaticamente, sem necessidade de seleção.

Quando estiver associado a mais de um departamento, poderá selecionar a área desejada ou utilizar Todos.

A opção Todos não concede acesso a todos os departamentos da empresa. Ela considera exclusivamente os departamentos nos quais o usuário está cadastrado como responsável pela aprovação.

Caso o usuário não possua departamento associado para aprovação, o sistema deverá apresentar a mensagem correspondente.

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Cenário 07: Realizar a Aprovação Gerencial das solicitações

Objetivo:
Permitir que o gestor analise e aprove uma ou mais solicitações de Numerário e Adiantamento dos departamentos sob sua responsabilidade, respeitando o limite de aprovação configurado e direcionando cada solicitação para a próxima etapa correspondente ao seu tipo de pagamento.

Pré-condição:

• Usuário com acesso à rotina Aprovação Gerencial.

• Usuário cadastrado como responsável pelo departamento da solicitação.

• Limite de aprovação previamente definido para o usuário.

• Existirem solicitações com status Aguardando Aprovação Gerencial.

• Para demonstrar as diferentes regras do processo, possuir:

  • uma solicitação de Numerário com pagamento em Dinheiro;

  • uma solicitação que necessite de Integração Financeira;

  • uma solicitação com valor superior ao limite do aprovador.

Passo a passo RESUMIDO:

1. Acessar a Aprovação Gerencial.

2. Selecionar o departamento.

3. Consultar as solicitações pendentes.

4. Conferir os valores e o limite do aprovador.

5. Selecionar uma ou mais solicitações.

6. Realizar a aprovação.

7. Verificar o novo status das solicitações.

8. Validar o impedimento de aprovação quando o valor ultrapassar o limite permitido.

Resultado Esperado:
As solicitações cujo valor esteja dentro do limite do gestor devem ser aprovadas.

Para solicitações com pagamento em Dinheiro, a aprovação deve concluir essa etapa sem encaminhamento ao Contas a Pagar.

Para as solicitações que necessitam de integração financeira, o status deve ser alterado para Aguardando Integração Financeiro.

Solicitações com valor superior ao limite do gestor não devem ser aprovadas.

Passo a passo operacional

Selecionando as solicitações

1. Acesse Controle de Caixa > Aprovação Gerencial.

2. Selecione o departamento desejado.

3. Localize as solicitações que serão analisadas.

4. Confira os respectivos valores.

5. Confira o limite de aprovação disponível para o usuário.

6. Selecione individualmente uma ou mais solicitações.

7. Quando desejar tratar todas as solicitações disponíveis, utilize Selecionar Todos.

Realizando a aprovação

1. Após selecionar as solicitações, clique em Aprovar.

2. Será apresentada uma mensagem solicitando a confirmação da operação.

3. Confira as informações.

4. Confirme a aprovação.

5. Aguarde o processamento.

6. Consulte novamente as solicitações para verificar o resultado.

Solicitação com pagamento em Dinheiro

Quando a solicitação possuir pagamento em Dinheiro:

1. Realize a aprovação normalmente.

2. Confirme que a solicitação foi identificada como Aprovada.

3. Verifique que ela não foi encaminhada para Integração Financeira.

Nesse caso, não haverá geração de título no Contas a Pagar decorrente dessa aprovação.

Solicitações que necessitam de Integração Financeira

Para as demais solicitações:

1. Realize a aprovação.

2. Consulte novamente a solicitação.

3. Confirme que o status foi alterado para Aguardando Integração Financeiro.

4. Posteriormente, essas solicitações estarão disponíveis na rotina Integração Financeira, apresentada no Cenário 09.

O sistema também deve registrar o usuário responsável e a data/hora da Aprovação Gerencial.

Validando o limite de aprovação

O limite informado anteriormente na Estrutura de Aprovação do Departamento é utilizado neste momento para determinar se o gestor poderá aprovar a solicitação.

Para verificar essa regra:

1. Localize uma solicitação cujo valor seja superior ao limite do aprovador.

2. Selecione a solicitação.

3. Clique em Aprovar.

4. Confirme a operação.

5. Verifique a mensagem apresentada pelo sistema.

6. Confirme que a solicitação não foi aprovada.

A solicitação deverá permanecer pendente para tratamento por um responsável que possua limite suficiente.

Atenção

O limite é considerado de acordo com a relação entre usuário aprovador e departamento. Portanto, um mesmo usuário poderá possuir responsabilidades e limites diferentes conforme a estrutura de aprovação configurada para cada departamento.

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Cenário 08: Realizar a reprovação de uma solicitação

Objetivo:
Permitir que o gestor interrompa o processamento de uma solicitação de Numerário ou Adiantamento que não deva prosseguir, registrando a reprovação e o cancelamento para manter a rastreabilidade da decisão realizada.

Pré-condição:

• Usuário com acesso à rotina Aprovação Gerencial.

• Usuário cadastrado como responsável pelo departamento correspondente.

• Existir solicitação com status Aguardando Aprovação Gerencial.

Passo a passo RESUMIDO:

1. Acessar a Aprovação Gerencial.

2. Selecionar o departamento.

3. Localizar a solicitação.

4. Selecionar a solicitação.

5. Realizar a reprovação.

6. Confirmar a operação.

7. Consultar o cancelamento.

8. Verificar o registro da reprovação.

Resultado Esperado:
A solicitação reprovada deve deixar de seguir pelo fluxo de aprovação e integração, sendo identificada como Rejeitada e Cancelada. O sistema deve manter as informações da reprovação para posterior consulta.

Passo a passo operacional

Reprovando a solicitação

1. Acesse Controle de Caixa > Aprovação Gerencial.

2. Selecione o departamento.

3. Localize a solicitação que não deverá prosseguir.

4. Confira seus dados e valores.

5. Selecione a solicitação.

6. Clique em Reprovar.

7. Confirme a operação na mensagem apresentada.

8. Aguarde o processamento.

Consultando o resultado

1. Consulte novamente a solicitação.

2. Confirme que ela foi identificada como Rejeitada.

3. Confirme que a solicitação foi Cancelada.

4. Acesse a rotina Consulta Cancelamento.

5. Localize a solicitação reprovada.

6. Consulte seus detalhes.

7. Verifique o registro referente à reprovação gerencial.

8. Confira o usuário responsável e a respectiva data/hora.

O que acontece após a reprovação?

Ao contrário da aprovação, a reprovação não encaminha a solicitação para a Integração Financeira.

O processo da solicitação é interrompido e o cancelamento permanece registrado para consulta e acompanhamento.

Atenção:
A reprovação realizada neste cenário ocorre antes da Integração Financeira, durante a Aprovação Gerencial. O comportamento para cancelamento de uma solicitação que já tenha sido integrada é um processo diferente e permanece entre os pontos do levantamento que precisam ser confirmados com o desenvolvimento.

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Cenário 09: Realizar a Integração Financeira das solicitações aprovadas

Objetivo:
Encaminhar para o Contas a Pagar as solicitações que já passaram pela Aprovação Gerencial e necessitam de processamento financeiro, permitindo a geração dos respectivos títulos e lançamentos a partir das informações registradas no Controle de Caixa.

Pré-condição:

• Parâmetros da Caixinha Operacional configurados conforme Cenário 02.

• Serviço de integração com o Contas a Pagar previamente configurado.

• Colaborador com os cadastros necessários para integração com o Contas a Pagar.

• Existirem solicitações aprovadas gerencialmente com status Aguardando Integração Financeiro.

• Para validar o ajuste realizado no desenvolvimento, possuir:

  • uma solicitação de modalidade Nacional;

  • uma solicitação de modalidade Internacional, com valor convertido para reais.

Passo a passo RESUMIDO:

1. Acessar a Integração Financeira.

2. Consultar as solicitações disponíveis.

3. Informar o aprovador.

4. Informar a data de pagamento.

5. Selecionar Numerários e/ou Adiantamentos.

6. Executar a integração.

7. Verificar o retorno do processamento.

8. Consultar os títulos no Contas a Pagar.

9. Conferir número, série e valor.

10. Para modalidade Internacional, conferir o valor convertido para reais.

Resultado Esperado:
As solicitações selecionadas devem ser integradas ao Contas a Pagar, com geração dos respectivos títulos e lançamentos contábeis.

O número do título deve corresponder ao número da solicitação que originou a integração.

Para solicitações de modalidade Nacional, deve ser considerado o valor da solicitação. Para modalidade Internacional, deve ser considerado o valor convertido para reais.

Passo a passo operacional

Acessando a Integração Financeira

1. Acesse o módulo Controle de Caixa.

2. Acesse a rotina Integração Financeira.

3. Consulte as solicitações disponíveis para processamento.

Atenção: a antiga rotina denominada Aprovação de Solicitação foi renomeada para Integração Financeira, pois nessa etapa são tratadas as solicitações que já passaram pela Aprovação Gerencial e precisam seguir para o processo financeiro.

Preparando a integração

1. Informe o Aprovador.

2. Informe a Data de Pagamento.

3. Consulte as solicitações disponíveis.

4. Localize os Numerários e/ou Adiantamentos que serão processados.

5. Selecione as solicitações desejadas.

6. Confira as informações apresentadas.

Realizando a integração

1. Execute a Integração Financeira.

2. Aguarde o processamento.

3. Verifique as mensagens de retorno apresentadas pelo sistema.

4. Confirme que as solicitações foram processadas.

A integração utiliza as configurações da Caixinha Operacional apresentadas no Cenário 02 para gerar as informações correspondentes no Contas a Pagar.

Consultando o título no Contas a Pagar

1. Acesse o módulo Contas a Pagar.

2. Acesse Consultas > Títulos.

3. Pesquise pelo número da solicitação integrada.

4. Abra o título encontrado.

5. Confirme que o número do título corresponde ao número da solicitação.

6. Para solicitações de Numerário, confira a série CXN.

7. Para solicitações de Adiantamento, confira a série CXA.

8. Confira o valor do título.

9. Verifique as demais informações financeiras geradas a partir da parametrização da Caixinha Operacional.

Solicitações de modalidade Nacional

Quando a solicitação pertencer a uma Caixinha de modalidade Nacional, o sistema deve considerar o valor da solicitação na geração do título.

Compare:

Valor da solicitação no Controle de Caixa → Valor do título no Contas a Pagar

Os valores devem corresponder.

Solicitações de modalidade Internacional

Quando a solicitação pertencer a uma Caixinha de modalidade Internacional, o sistema deve considerar o valor convertido para reais na integração.

Para conferir:

1. Consulte a solicitação no Controle de Caixa.

2. Identifique o valor convertido para reais.

3. Consulte o título gerado no Contas a Pagar.

4. Compare os valores.

5. Confirme que o título foi gerado utilizando o valor convertido, e não o valor original da moeda estrangeira.

Essa validação é especialmente importante porque corresponde à correção adicional realizada pelo desenvolvimento na integração de Caixinhas Internacionais.

Atenção – Solicitações em Dinheiro

Solicitações com pagamento em Dinheiro que foram concluídas na Aprovação Gerencial não devem aparecer para processamento nesta rotina, pois não geram integração com o Contas a Pagar.

ATENÇÃO: As informações neste documento são meramente ilustrativas e utilizadas apenas para fins de teste.